Daarmee borgt VOC binnen haar organisatie, die voornamelijk leunt op de inzet van haar onbezoldigde vrijwilligers, dat op een verantwoordelijke manier wordt omgegaan met de verwerking van persoonsgegevens. VOC neemt haar wettelijke plicht in dit verband serieus. Tegelijkertijd probeert VOC, gelet op haar eigen gerechtvaardigde belangen, met instemming van haar leden ook op een voor VOC in de praktijk werkbare manier om te gaan met de privacy van haar leden waar het gaat om haar interne en externe communicatieuittingen.

Het informeren en enthousiasmeren en daarmee het "verenigen" van haar leden vormen belangrijke pijlers in het communicatiebeleid bij VOC. Daarbinnen neemt het snel kunnen plaatsen van foto’s, berichten of filmpjes van VOC activiteiten (waarop soms ook leden te zien zijn) op (1) de VOC website; (2) op haar social media kanalen; (3) op VOC TV in het clubhuis en (4) in de Vocabulaire en (5) op posters, een prominente plek in.

Teneinde de bescherming van de privacy van haar leden enerzijds en haar communicatiebeleid anderzijds op een voor VOC werkbare wijze te kunnen borgen, hanteert VOC een opt-out beleid dat erin bestaat dat:

• Leden op voorhand schriftelijk kunnen aangeven op secretaris@voc-rotterdam.nl dat zij niet willen voorkomen in communicatieuitingen van VOC als hierboven bedoeld, bij gebreke waarvan VOC ervan uitgaat dat dergelijke communicatieuitingen op voorhand dus de instemming hebben(heeft) van de(het) betreffende leden(lid);
• Leden op of na het moment dat de communicatieuiting geplaatst is, schriftelijk kunnen aangeven op secretaris@voc-rotterdam.nl dat zij de uiting waarin zij voorkomen verwijderd willen zien. Daaraan zal dan door VOC gevolg worden gegeven voor zover dat mogelijk is.

Vastgesteld door het Bestuur op 17 mei 2018 

PRIVACY VERKLARING 
De Rotterdamsche Cricket- en Voetbalvereeniging ‘V.O.C.’ is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring. 

Contactgegevens: 
www.voc-rotterdam.nl Hazelaarweg7 
3053 PM Rotterdam 
010 4224918 

Het bestuur is verantwoordelijk voor de privacy aangelegenheden van V.O.C. Het bestuur is te bereiken via secretaris@voc-rotterdam.nl 

Verwerken van persoonsgegevens 
V.O.C. verwerkt persoonsgegevens van leden, medewerkers, sponsors, leveranciers en andere relaties. 

De persoonsgegevens die V.O.C. verwerkt zijn: 
- Voor- en achternaam 
- Geboortedatum (alleen van leden en medewerkers) 
- Adresgegevens 
- Telefoonnummer 
- E-mailadres 
- Bankrekeningnummer 
- Speler ontwikkelingsgegevens 
- Afbeeldingen 

Verwerken van bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens 
V.O.C. heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. Het is echter niet te controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. V.O.C. raadt ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat gegevens over kinderen worden verzameld zonder ouderlijke toestemming. 

Iemand die er van overtuigd is dat V.O.C. zonder die toestemming persoonlijke gegevens heeft verzameld over een minderjarige, kan contact opnemen via voc@voc-rotterdam.nl teneinde die informatie te laten verwijderen. 2/3 Vastgesteld door het Bestuur op 17 mei 2018 

Doel en grondslag van verwerken van persoonsgegevens 
V.O.C. verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doelen: 
- Ledenadministratie 
- Contributieheffing 
- Speler volgsysteem 
- Personeelsbeleid/Salarisadministratie 
- Debiteuren/crediteuren administratie 
- Communicatiebeleid: interne en externe informatie over V.O.C. en V.O.C.-activiteiten 

V.O.C. gebruikt de beschikbare gegevens voor geen ander doel dan waarvoor zij ter beschikking zijn gesteld. 

Geautomatiseerde besluitvorming 
V.O.C. neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van V.O.C.) tussen zit. 

Bewaartermijn van persoonsgegevens 
V.O.C. bewaart persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor die gegevens worden verzameld. V.O.C. hanteert de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens: 

• Van leden worden de gegevens bewaard die zijn aangegeven op het lidmaatschap aanvraagformulier. Alle overige documenten en gegevens worden uiterlijk na 10 jaar vernietigd, voor zover die niet van belang zijn voor de geschiedschrijving van V.O.C. 
• Van medewerkers, leveranciers en andere relaties worden slechts gegevens bewaard die nodig zijn om aan onze verplichtingen te kunnen voldoen. 

Delen van persoonsgegevens met derden 
V.O.C. verstrekt uitsluitend persoonsgegevens aan derden als dit nodig is voor de uitvoering van enige overeenkomst, in het kader van de verplichtingen die zijn opgelegd door de sportbonden waarbij V.O.C. en zijn leden zijn aangesloten (KNVB en KNCB), of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. 

Cookies, of vergelijkbare technieken 
V.O.C. gebruikt geen cookies of vergelijkbare technieken. 3/3 Vastgesteld door het Bestuur op 17 mei 2018 

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen 
Eenieder heeft het recht om zijn/haar persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Daarnaast heeft hij/zij het recht om eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens door V.O.C. en het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat iemand bij V.O.C. een verzoek kan indienen om in een computerbestand beschikbare persoonsgegevens naar hem/haar of naar een aangewezen derde te sturen. 

Een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van persoonsgegevens of intrekking van toestemming of een bezwaar op de verwerking van persoonsgegevens kan worden gericht aan secretaris@voc-rotterdam.nl. 

Om diens identiteit vast te kunnen stellen, dient de verzoeker een kopie van zijn/haar identiteitsbewijs bij het verzoek te voegen. Ter bescherming van privacy kan in deze kopie de pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart zijn gemaakt. 

Op een dergelijk verzoek reageert V.O.C. zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken. 

V.O.C. wijst tevens op de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons 

Beveiliging van persoonsgegevens 
V.O.C. neemt de bescherming van persoonsgegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als iemand de indruk heeft dat zijn/haar gegevens niet goed zijn beveiligd zijn of aanwijzingen heeft van misbruik, neem dan contact via secretaris@voc-rotterdam.nl 

Besluitenlijst inzake de algemene verordening gegevensbescherming

Protocol cameratoezicht